Managed AI · Dokumente, Rechnungen, E-Mails
Belege und Postfächer ohne Abtippen.
Wir automatisieren die Verarbeitung von Rechnungen, Dokumenten und E-Mails, eingebettet in Ihre bestehenden Systeme. Angaben werden ausgelesen und geprüft, Unsicheres landet als Ausnahme bei einem Menschen, und wo Entscheidungen Folgen haben, gibt jemand frei. Vorher prüfen wir, ob sich das bei Ihren Mengen rechnet.
kostenlos · 30 Minuten · telefonisch oder online
Woran es in der Praxis scheitert
Handarbeit, die sich wiederholt.
Rechnungen abtippen
Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Datum: Angaben werden von Hand übertragen und geprüft, Beleg für Beleg.
Dokumente einordnen
Lieferschein, Auftragsbestätigung, Prüfprotokoll: Wohin gehört das Dokument, zu welchem Vorgang?
Postfach als Aufgabenliste
Anfragen warten im Sammelpostfach, bis jemand sie liest, sortiert und weiterleitet.
Medienbrüche
Dieselbe Information wird in E-Mail, Ablage und ERP gepflegt. Jeder Übertrag ist eine Gelegenheit für einen Fehler.
E-Rechnung im Eingang
Seit 2025 müssen Unternehmen im Inland strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Wer sie heute noch ausdruckt oder abtippt, verschenkt den Vorteil der strukturierten Daten.
Vorher und nachher
Was sich im Alltag ändert.
Rechnungen
HeuteAngaben werden von Hand ins System übertragen und gegengelesen.
Mit AutomationAngaben werden ausgelesen und nach festgelegten Regeln geprüft. Unsichere oder abweichende Belege landen als Ausnahme bei einem Menschen.
Dokumente
HeuteJemand öffnet jedes Dokument und entscheidet, wohin es gehört.
Mit AutomationDas Dokument wird dem passenden Vorgang zugeordnet. Was nicht eindeutig ist, geht an die zuständige Person.
E-Mails
HeuteDas Postfach wird von Hand gelesen, sortiert und weitergeleitet.
Mit AutomationAnfragen werden vorsortiert und an die Zuständigen verteilt. Ihr Team arbeitet die Fälle ab, statt sie erst zu suchen.
Vereinfachte Darstellung.
Leistungsumfang
Rechnungen, Dokumente, E-Mails: was wir übernehmen.
Rechnungen
- Eingang erfassen, per E-Mail oder aus einer Ablage
- Angaben auslesen und nach Ihren Regeln prüfen
- Freigabe dort, wo Sie es festlegen, danach Übergabe in Ihr System, zum Beispiel an DATEV, Ihr ERP oder Ihr DMS
Dokumente
- Dokumentart erkennen
- Dem passenden Vorgang zuordnen
- Ablegen dort, wo Ihr Team es heute auch sucht
E-Mails
- Postfächer anbinden, zum Beispiel in Outlook oder Gmail
- Anfragen einordnen und an die Zuständigen verteilen
- Wiederkehrende Angaben auslesen und weitergeben
Ausnahmen regeln wir von Anfang an: Was nicht sicher erkannt wird, geht mit Hinweis an einen Menschen. Wir setzen technologieoffen um, zum Beispiel mit n8n oder eigenen Komponenten.
Der Weg eines Belegs
Was eindeutig ist, läuft durch. Der Rest landet bei Ihnen.
Automatisierung scheitert selten am Normalfall, sondern an den Ausnahmen. Deshalb hat jeder Ablauf, den wir bauen, einen festgelegten Weg für alles, was nicht eindeutig ist.
- EingangDie Rechnung kommt an, zum Beispiel per E-Mail.
- AuslesenDie Angaben werden aus dem Beleg gelesen.
- PrüfenSind die Angaben vollständig und passen sie zu den Regeln, die wir mit Ihnen festgelegt haben?
- FreigabeWo Sie es festlegen, gibt die zuständige Person frei.
- ÜbergabeDer Beleg geht mit den geprüften Angaben in Ihr System, zum Beispiel an DATEV, Ihr ERP oder Ihr DMS.
Unsicher oder abweichend?
Der Beleg geht als Ausnahme an einen Menschen, mit dem Hinweis, was nicht passt.
Beispiel, vereinfacht.
Wer freigeben muss, legen wir mit Ihnen fest, zum Beispiel abhängig von Betrag oder Kostenstelle.
E-Rechnung und Ablage
Strukturiert im Eingang. Geordnet im Archiv.
E-Rechnungen bringen ihre Angaben schon als Daten mit. Wir nutzen das: vom Eingang über die Freigabe bis zur Übergabe an Ihre Systeme und zur Ablage in Ihrem Archiv.
XRechnung und ZUGFeRD
E-Rechnungen in diesen Formaten lesen wir als strukturierte Daten ein, statt die Angaben aus einem Bild zu lesen. Rechnungen als PDF verarbeitet der Ablauf weiterhin mit Auslesen und Prüfung.
Freigabe nach Ihren Regeln
Wer freigibt, kann vom Betrag oder von der Kostenstelle abhängen. Jede Freigabe wird protokolliert.
Übergabe an Ihre Systeme
Zum Beispiel an DATEV, an Ihr ERP oder an Ihr DMS. Ihre Systeme bleiben, wie sie sind.
Ablage im Archiv
Abgelegt wird in Ihrem angebundenen Archiv oder DMS, so wie es die GoBD verlangen. Die steuerliche Bewertung im Einzelfall bleibt Sache Ihrer Steuerberatung.
Eine E-Rechnung durchläuft dieselben Prüfregeln und Freigaben wie jeder andere Beleg. Was nicht passt, geht als Ausnahme an einen Menschen.
Ablauf
Wirtschaftlichkeit vor Technik.
- 1
Prozess aufnehmen
Mengen, Ausnahmen, Aufwand: Wie viele Belege kommen an, wie viele davon sind schwierig, wie lange dauert einer heute? Und rechnet sich die Automatisierung?
- 2
Ablauf entwerfen
Auslöser, Verarbeitung, Ergebnis. Dazu die Freigabepunkte und der Weg für Ausnahmen.
- 3
Umsetzen
In Ihre bestehenden Systeme, technologieoffen, zum Beispiel mit n8n oder eigenen Komponenten.
- 4
Mit echten Belegen testen
Mit Ihren Belegen, auch den Ausnahmen, an denen Automatisierung sonst scheitert.
- 5
Einführen und betreiben
Einweisung der Zuständigen und Dokumentation des Ablaufs. Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung übernehmen wir.
Ergebnis
Was Sie am Ende haben.
- Eine Prozessanalyse mit Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
- Einen automatisierten Ablauf, eingebunden in Ihre bestehenden Systeme
- Festgelegte Freigabepunkte und eine Protokollierung, wer was freigegeben hat
- Eine Regelung für Ausnahmen, die ein Mensch bearbeitet
- Ablage der Belege in Ihrem angebundenen Archiv oder DMS, so wie es die GoBD verlangen
- Dokumentation des Ablaufs für Ihre Zuständigen
- Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung durch uns
Klar geregelt
Was wir umsetzen, bleibt bei Ihnen.
Was wir für Sie umsetzen, bleibt bei Ihnen.
Modellkosten getrennt.
Die Kosten für die Nutzung der Sprachmodelle fallen separat an. Sie buchen sie über uns oder direkt beim Anbieter.
Ihre Daten
Rechnungen und E-Mails sind sensibel. So gehen wir damit um.
Wo es läuft.
Der Ablauf läuft bei Ihnen oder in der Private Cloud in Deutschland. In der Private Cloud bleiben Ihre Daten vollständig in Deutschland, auch wenn ein Sprachmodell über die API dazukommt.
Kein Training.
Alle Sprachmodelle, die wir einsetzen, nutzen wir ohne Training mit Ihren Daten und gehostet in Deutschland.
Nachvollziehbar.
Wer was freigegeben hat und was der Ablauf getan hat, wird protokolliert. Der Ablauf darf nur, was er für seine Aufgabe braucht.
Vor dem Livegang prüfen wir den Ablauf auf Sicherheit, manuell, wie jedes andere System.
Passung
Wann sich Automation lohnt, und wann nicht.
Lohnt sich eher
- Dieselbe Art Beleg oder Anfrage kommt regelmäßig und in nennenswerter Menge.
- Es gibt klare Regeln, was geprüft wird.
- Es ist klar, wer freigibt und wer Ausnahmen bearbeitet.
Lohnt sich eher nicht
- Seltene Einzelfälle.
- Belege, die ohnehin jedes Mal individuell bewertet werden müssen.
- Niemand fühlt sich für Ausnahmen zuständig.
Eine feste Mengengrenze nennen wir nicht, weil sie vom Aufwand je Beleg und vom Anteil der Ausnahmen abhängt. Das rechnen wir mit Ihren Zahlen. Wenn sich eine Automatisierung nicht rechnet, sagen wir Ihnen das.
Begriffe, kurz erklärt.
- Ausnahme
- Ein Beleg oder eine Anfrage, die der Ablauf nicht sicher verarbeiten kann, etwa weil eine Angabe fehlt oder nicht passt. Sie geht mit Hinweis an einen Menschen.
- Freigabepunkt
- Eine festgelegte Stelle im Ablauf, an der eine Person bestätigt, bevor es weitergeht. Zum Beispiel vor der Übergabe einer Rechnung.
- Medienbruch
- Wenn eine Information von einem System ins nächste von Hand übertragen wird, etwa aus einer E-Mail ins ERP. Jeder Bruch kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.
- E-Rechnung
- Eine Rechnung als strukturierter Datensatz, zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF allein ist keine E-Rechnung in diesem Sinn.
FAQ
Häufige Fragen zur Dokumenten-Automation.
Welcher Beleg kostet Sie heute die meiste Zeit?
Erzählen Sie uns im Erstgespräch, welche Belege oder Postfächer bei Ihnen Handarbeit machen und wie viele es ungefähr sind. Wir sagen Ihnen offen, ob sich eine Automatisierung lohnt und womit wir anfangen würden.
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