Compliance · KI-Governance
KI einsetzen. Mit Regeln, die tragen.
In den meisten Unternehmen wird KI längst genutzt, oft ohne dass jemand den Überblick hat. Wir erfassen mit Ihnen, welche KI wofür im Einsatz ist, ordnen sie nach dem EU AI Act ein und legen Regeln fest, die im Alltag funktionieren: welche Daten in welches Werkzeug dürfen, wer freigibt und was protokolliert wird.
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Regulierung
Was der EU AI Act heute verlangt.
Was gilt, hängt davon ab, wofür Sie KI einsetzen. Für die meisten Anwendungen geht es heute um Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden und um Transparenz, wo Menschen mit KI interagieren. Zusätzliche Pflichten für Hochrisiko-Anwendungen, etwa bei der Auswahl von Bewerbern, gelten ab Dezember 2027, für KI in bestimmten regulierten Produkten ab August 2028.
Stand: Oktober 2026. Keine Rechtsberatung.
Für die meisten Mittelständler heißt das: wissen, wo KI im Einsatz ist, Mitarbeitende befähigen und regeln, wofür sie genutzt wird. Darum geht es auf dieser Seite.
Ihre Rolle
Nutzen Sie KI, oder bieten Sie sie an?
Der EU AI Act unterscheidet danach, welche Rolle Sie haben. Davon hängt ab, welche Pflichten für Sie gelten.
„Was müssen wir tun, wenn wir KI nur nutzen?“
- Wer das ist
- Sie setzen KI-Systeme in Ihrem Unternehmen ein, etwa Chat-Assistenten, KI-Funktionen in Ihrer Software oder eigene Automatisierungen. Das betrifft die meisten Mittelständler.
- Was daraus folgt
- Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden, bei bestimmten Anwendungen Transparenz und, bei Hochrisiko-Anwendungen, menschliche Aufsicht und Protokollierung. Welche Pflichten konkret gelten, hängt von der Anwendung ab.
- Von uns
- Bestand erfassen, Ihre Anwendungen einordnen, Regeln festlegen und Ihre Mitarbeitenden schulen.
Bestandsaufnahme
KI ist oft schon da, bevor jemand sie einführt.
Ein Verzeichnis Ihrer KI-Anwendungen beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme. Es geht nicht darum, wer was benutzt hat, sondern darum, was im Einsatz ist und mit welchen Daten.
Chat-Assistenten im Browser
Texte formulieren, übersetzen, zusammenfassen. Schnell eingeführt, selten geregelt.
KI in vorhandener Software
Viele Programme für Büro, Vertrieb oder Personal haben inzwischen KI-Funktionen, oft mit einem Update eingeschaltet.
Eigene Automatisierungen
Abläufe, die Anfragen sortieren, Dokumente auslesen oder Antworten vorbereiten, gebaut von der Fachabteilung oder einem Dienstleister.
KI in Ihren Produkten
Funktionen in Maschinen, Anlagen oder Software, die Sie selbst verkaufen. Hier kann sich Ihre Rolle ändern.
Regeln
Drei Fragen, die jede KI-Richtlinie beantwortet.
Eine Richtlinie, die nur verbietet, verschiebt die Nutzung ins Private. Eine Richtlinie, die drei Fragen klar beantwortet, wird angewendet.
Welche Daten in welches Werkzeug dürfen
Eine Liste erlaubter Werkzeuge und je Werkzeug, welche Daten hinein dürfen: öffentliche Texte ja, Kundendaten nur in freigegebenen Systemen, Personaldaten nicht.
Wer freigibt
Wo ein Ergebnis Folgen hat, prüft und bestätigt ein Mensch, bevor es wirkt. Die Richtlinie sagt, wo das gilt und wer das ist.
Was protokolliert wird
Welche Anwendung was entschieden oder vorgeschlagen hat und wer bestätigt hat, ist nachvollziehbar. Zur Nachvollziehbarkeit, nicht zur Auswertung von Mitarbeitenden.
Aus der Praxis
Ein Vorschlag wirkt erst, wenn ein Mensch ihn bestätigt.
So setzen wir menschliche Freigabe in unseren eigenen Produkten um. In NXN Compliance OS gilt der Grundsatz „Vorschlag ist keine Aussage“: Was das System vorschlägt, ist gekennzeichnet. Erst die Bestätigung eines Menschen wirkt. Bei NXN Agent legen Sie je Anwendung fest, welche Antworten eine Freigabe brauchen.
Beispiel, keine Kundendaten
Vorgehen
Erfassen, einordnen, regeln, pflegen.
Eine Einordnung ist nur so gut wie ihr letzter Stand. Darum endet das Vorgehen nicht mit der Richtlinie.
- 1
Bestand erfassen
Welche KI-Anwendungen werden wofür genutzt, mit welchen Daten, von wem? Gemeinsam mit Fachabteilungen, IT und Datenschutz.
- 2
Einordnen
Ihre Rolle je Anwendung, die Risikoklasse nach EU AI Act und die Pflichten, die daraus folgen.
- 3
Regeln festlegen
KI-Richtlinie mit erlaubten Werkzeugen, Datenklassen, Freigaben, menschlicher Aufsicht und Protokollierung.
- 4
KI-Kompetenz fördern
Maßnahmen, damit Mitarbeitende wissen, was KI kann, wo ihre Grenzen liegen und welche Regeln gelten. Schulungen für Mitarbeitende und Führungskräfte übernehmen wir.
- 5
Nachweisen und pflegen
Dokumentation als Nachweis. Neue Werkzeuge und neue Funktionen kommen ins Verzeichnis, bevor sie breit genutzt werden.
Stolpersteine
Woran KI-Regeln im Alltag scheitern.
Verbot statt Regel
Alles ist untersagt, also wird privat weitergenutzt, ohne Überblick und ohne Schutz der Daten.
Richtlinie ohne Werkzeugliste
Die Regeln sind allgemein formuliert, aber niemand weiß, welches Werkzeug erlaubt ist.
KI im Update übersehen
Eine vorhandene Software bekommt eine KI-Funktion, und niemand prüft, welche Daten sie nun verarbeitet.
Einmal eingeordnet, nie wieder angesehen
Das Verzeichnis entsteht für ein Projekt und ist nach einem halben Jahr veraltet.
Wenn Sie es nachweisen wollen
Von der Richtlinie zum Managementsystem.
ISO/IEC 42001 ist die internationale Norm für ein Managementsystem für künstliche Intelligenz. Sie ist aufgebaut wie ISO 27001: Rahmen und Verantwortung festlegen, Risiken bewerten und behandeln, Wirksamkeit mit internen Audits und Managementbewertung belegen. Wer schon ein ISMS hat, kann darauf aufbauen. Wir bauen das KI-Managementsystem mit Ihnen auf und bereiten Sie auf die Zertifizierung vor. Das Zertifikat vergibt eine unabhängige Stelle.
Der EU AI Act schreibt die Norm nicht vor. Sie ist ein Weg, Ihre KI-Regeln nachweisbar zu machen, etwa gegenüber Kunden.
Ergebnis
Was Sie am Ende schriftlich haben.
- Verzeichnis Ihrer KI-Anwendungen mit Zweck, Daten und Zuständigkeit
- Einordnung nach EU AI Act mit Ihrer Rolle und den abgeleiteten Pflichten
- KI-Richtlinie mit Regeln für Daten, Freigaben, menschliche Aufsicht und Protokollierung
- Maßnahmen zur KI-Kompetenz, inklusive Schulungen
- Dokumentation als Nachweis, mit Zuständigkeit für die Pflege
KI einführen und sicher betreiben: NXN Managed AI
Dasselbe Team
Dasselbe Team, das KI einführt und betreibt, ordnet sie auch ein. In NXN Managed AI berücksichtigen wir den EU AI Act schon bei der Planung.
Wir ordnen Anforderungen ein und setzen sie organisatorisch und technisch um. Die rechtsverbindliche Auslegung im Einzelfall bleibt Sache Ihrer Rechtsberatung.
FAQ
Häufige Fragen
Wo im Unternehmen arbeitet schon KI?
Im kostenlosen Erstgespräch ordnen wir ein, wo Sie stehen, und schlagen einen ersten Schritt vor. Wenn etwas nicht nötig ist, sagen wir das auch. Auf Ihre Anfrage meldet sich unser Team.
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